Mitarbeiterbefragung: Preise, Kosten, Datenschutz und was es sonst noch zu beachten gibt …
Intern oder extern? Diese Frage stellt sich häufig bei Mitarbeiterbefragungen. Dabei sind dies bei weitem nicht die einzigen beiden Optionen. Bevor Sie diese Frage beantworten, müssen Sie erst einmal für sich klären, was Ihre Anforderungen an die kommende Mitarbeiterbefragung sind. Ist es die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter? Ist es die Anonymität Ihrer Mitarbeiter? Oder wollen Sie die Kosten möglichst gering halten? Sie sehen, es ergibt sich eine Vielzahl von Anforderungskriterien!
Wir geben Ihnen in diesem Artikel zuerst einen Überblick über die verschiedenen Anforderungen an eine Mitarbeiterbefragung und warum diese wichtig sind. Anschließend zeigen wir Ihnen verschiedene alternativen zur Umsetzung Ihrer Mitarbeiterumfrage auf. Hierbei stellen wir Ihnen verschiedene Musterabläufe vor und bewerten diese in Hinblick auf die zuvor definierten Anforderungskriterien.
Für Ungeduldige haben wir die Ergebnisse zu direkt beginn in einer Entscheidungsmatrix zusammengefasst. Am Ende finden Sie eine Verlinkung zur Preisliste verschiedener Anbieter.
Entscheidungsmatrix
Anforderungen an eine Mitarbeiterbefragung
Direkte Kosten: Preis und Arbeitsaufwand
Um die tatsächlichen Kosten einer Mitarbeiterbefragung einzuschätzen, reicht es nicht die Preise verschiedener Dienstleister miteinander zu vergleichen und eventuell entstehende Lizenzgebühren zu addieren.
Interner Arbeitsaufwand
Der interne Arbeitsaufwand muss ebenfalls in die Rechnung miteinbezogen werden. Dieser umfasst die Organisatorische Planung, die Konzeptionierung der Mitarbeiterumfrage (besonders Meetings sind hierbei Kostentreiber), die technische Betreuung aus der IT, die Auswertung sowie die Beantwortungszeit jedes Mitarbeiters.
Manche Faktoren, wie die Beantwortungszeit jedes Mitarbeiters, sind hierbei unvermeidbar. Diese werden deshalb nicht in unsere Kostenaufstellung mit einbezogen. Andere Faktoren, müssen mit dem jeweiligen Stundensatz des Beteiligten verrechnet werden. Wir überschlagen im folgenden Beispiel die internen Kosten pro Mitarbeiter pauschal mit 70 Euro pro Stunde, weisen sonst aber die Arbeitszeit als separate Größe aus.
Ein Gremium von 5 Personen bespricht sich in 4 Meetings
zu je 90 Minuten, um die Inhalte des Fragebogens festzulegen und zu verabschieden. Dann fallen damit Kosten von 2100 Euro an. Zusätzlich muss der Fragebogen noch entworfen / kopiert und im Anschluss an die Meetings nachgebessert werden. Hierfür lassen sich weitere 2 Arbeitstage (8h) veranschlagen. Es entstehen weitere interne Kosten von 1120 Euro.
Im Gegensatz hierzu reduzieren sich die internen Kosten bei der Entwicklung ihrer individuellen Mitarbeiterbefragung durch einen Experten auf ca. 525 Euro (2 Meetings, 45 Minuten, 5 Personen).
Unmittelbare Ausgaben
Auf die konkreten Preise verschiedener Dienstleister und Softwarelösungen gehen wir im zweiten Teil des Artikels genauer ein. Es soll der Einfachheit halber von einer reinen Online-Umfrage ausgegangen werden. Papierfragebögen verursachen immense Digitalisierungskosten und sind leicht vermeidbar (z.B. über QR-Codes). Bei der Preisgestaltung der Anbieter fällt auf, dass die Kosten je Mitarbeiter stark von der Unternehmensgröße abhängen. Dies liegt am Einmalaufwand für den Fragebogen und an der nur mäßigen Zunahme des Auswertungsaufwands bei mehr Teilnehmern.
Kosten durch Mitarbeiterfluktuation
Ein weiterer Bestandteil der Kosten Ihrer Mitarbeiterbefragung ist die Mitarbeiterfluktuation. Diese fällt natürlich nicht als direkter Kostenpunkt an sondern als mittelfristiger Kostenfaktor. Je sorgfältiger die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung ermittelt wurden, desto höher wird die Wirksamkeit der abgeleiteten Maßnahmen sein. Da die Kosten der Mitarbeiterfluktuation die Aufwendungen der gesamten Mitarbeiterbefragung leicht überschatten können gleichzeitig aber nur schwer zu beziffern sind, widmen wir diesem Thema ein eigenes Anforderungskriterium – Ergebnisqualität.
Anonymität: Datenschutz und Mitarbeiter-Vertrauen
Ein Schlüsselthema in Ihrer Mitarbeiterbefragung stellt der Datenschutz dar. Nur wenn die Mitarbeiter die Mitarbeiterumfrage anonym beantworten können ist ein unverzerrtes Meinungsbild sichergestellt. Ansonsten werden Kritikpunkte aus Höflichkeit und Selbstschutz zurückgehalten. Hierbei ist es nicht nur wichtig, dass der Datenschutz eingehalten wird sondern vor allem, dass die Mitarbeiter Vertrauen in die Anonymität der Befragung haben.
Technischer und inhaltlicher Datenschutz
Es müssen 2 verschiedene Aspekte unterschieden werden.
Der technische Datenschutz stellt die Anonymität bei der Stimmabgabe sicher. Klassisch geschieht dies über die geheime Stimmabgabe in der Wahlkabine und die Verschlossenheit der Wahlurne. Auf dem digitalen Weg wird dies über verschlüsselte Datenverbindungen und die Zensur von IP Adressen realisiert.
Der inhaltliche Datenschutz befasst sich mit der Betrachtung der Antwortkombinationen eines Mitarbeiters und welche Rückschlüsse auf diesen möglich sind. Eine Schlüsselrolle hierbei spielen die Demographischen Fragen (Alter, Geschlecht, Länge der Firmenzugehörigkeit, Abteilung, …). Demographische Fragen sind für die Ergebnisqualität der Mitarbeiterbefragung essentiell, reduzieren aber die Anonymität des Befragungsteilnehmers gegenüber des auswertenden Analysten. Nur wenn der Analyst die einzelnen Personen nicht kennt, kann der inhaltliche Datenschutz sichergestellt werden.
Auf Grund einer angeregten technischen Diskussion im Kaffeeraum der IT Abteilung entschließt sich ein Mitarbeiter als akademische Demonstration die Anonymisierungsmechanismen der eingesetzten Softwarelösung auszuhebeln. Es gelingt ihm und er demonstriert dies begeistert seinen Kollegen. Dies spricht sich noch zur Laufzeit der Mitarbeiterbefragung in der Belegschaft herum.
In der (öffentlich verfügbaren) Auswertung einer Mitarbeiterbefragung wird dargestellt, wie zufrieden Mitarbeiter mit unter 5 Jahren Betriebszugehörigkeit in jeder Abteilung sind. In einer Abteilung gibt es jedoch nur einen Mitarbeiter auf den dieser Kriterium zutrifft. Der dargestellte Durchschnittswert, ist im Falle von dieser Abteilung also gleich der Antwort des Mitarbeiters.
Datenschutzpannen
Die Sicherstellung des Datenschutzes einer Mitarbeiterbefragung ist also keinesfalls ein einfaches Thema. Der technische Datenschutz wird in der Planungsphase normalerweise berücksichtigt. Hier sind Verletzungen meist auf die vorsätzliche Verknüpfung von Information zurückzuführen. Fatale Datenschutzpannen treten jedoch leichter beim inhaltlichen Datenschutz auf. Die inhaltliche Datenschutzpanne des Beispiels liegt hier in einem leicht erkennbaren Fall vor – es gibt jedoch noch weit subtilere Fälle. Hiergegen hilft nur eine mathematisch fundiertes Konzept zur Wahrung der Anonymität jedes Mitarbeiters.
Vorteile einer überzeugend anonymen Teilnahme
Gelingt es Ihnen zweifelsfrei die Mitarbeiter von der Anonymität der Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung zu überzeugen, profitieren Sie von einer Vielzahl positiver Nebeneffekte:
Demographische Angaben
Ein natürliches Spannungsfeld zwischen inhaltlichen Datenschutz und Ergebnisqualität der Mitarbeiterbefragung ergibt sich über die demographischen Fragen. Demographische Attribute sind zum Beispiel Alter, Geschlecht, Dauer der Firmenzugehörigkeit, Abteilung, etc. und einem Mitarbeiter quasi äußerlich ansehbar. Für eine genaue Analyse der Mechanismen zur Mitarbeiterzufriedenheit sind diese Angaben besonders wichtig. Nur so lassen sich am Ende Aussagen treffen, wie:
Gleichzeitig sind es aber genau die demographischen Fragen, die den inhaltlichen Datenschutz sehr schwierig gestalten. Lösungsansätze hierfür existieren über vorgefertigte Auswertungen durch Softwaretools oder die Auslagerung der Auswertung.
Ergebnisqualität: Mitarbeiterengagement und Mitarbeiterbindung
Wichtigkeit einer Mitarbeiterbefragung
Die Mitarbeiterbefragung ist das mit Abstand wichtigste Steuerungsinstrument zur Erfassung der Mitarbeiterzufriedenheit. Über kein anderes Mittel lassen sich mit so geringem Aufwand statistisch verifizierte Aussagen zur Zufriedenheit der Angestellten, zu deren Engagement und zu möglichen Verbesserungen in den Unternehmensabläufen erheben. Ein wesentlicher Faktor hierbei ist, dass viele Freitextfelder zur Verfügung stehen und von vorne herein die richtigen Fragen gestellt werden müssen. Nur wenn nach Verbesserungsvorschlägen für konkrete Missstände gefragt wird, lassen sich Ideen bündeln, klassifizieren und zu Lösungen ausarbeiten. Hiermit ist dann bereits der erste Schritt zum Umsetzung unternommen. Weiter muss eine Mitarbeiterbefragung statistische Schwankungen wie die Tageslaune in einzelnen Abteilungen berücksichtigen und sorgfältig, individuell ausgewertet werden. Schema-F Standardauswertungen können nicht abteilungsübergreifende Interessengruppen (z.B. junge, leistungsorientierte und unterforderte Mitarbeiter) in Ihrer Belegschaft erkennen und deren Verbesserungsvorschläge zu einer Lösung zusammenfassen. Genau diese Ergebnisse sind es jedoch, die Ihre Mitarbeiterfluktuation nachhaltig reduzieren.
Die Mitarbeiterbefragung wird unterschätzt
In diesen Fällen verlegen sich Personalabteilungen häufig auf den Einsatz von Workshops die von eigens engagierten Coaches durchgeführt werden. Diese Workshops liefern dann endlich die erwünschten konkreten Ergebnisse. Wie verlässlich diese Ergebnisse sind ist jedoch dahingestellt, da diese von einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern ausgearbeitet wurden und nicht für die gesamte Belegschaft gelten. Weiter liegen die Kosten im Bereich von 8 600 Euro (10 Mitarbeiter x 8 Stunden + 3000 Euro für den Coach) und damit deutlich über dem Preis vieler Mitarbeiterbefragungen.
Erkennungsmerkmale einer hochwertigen Mitarbeiterbefragung
Es ist oft nicht einfach, hochqualitative von weniger hochwertigen Angeboten zu unterscheiden. Besonders, wenn am Ende nur die Ergebnisse und einzelne erläuternde Grafiken präsentiert werden, lassen sich keine Schlüsse mehr auf die Qualität der Auswertung ziehen. Eine hochwertige Mitarbeiterbefragung erkennen Sie deshalb an einer genauen Dokumentation der Ergebnisfindung und einer Ergebniszusammenfassung mit Handlungsempfehlungen. Sehr wichtig ist zudem eine individuelle Behandlung Ihrer Ausgangslage. Denn genau die Punkte, die Ihr Unternehmen von anderen Unterscheiden, sind auch die Punkte, an denen die allgemein gültigen Lösungsansätze nicht mehr funktionieren. Nur wenn ein Spezialist Ihre Ergebnisse auswertet, finden Sie die Zusammenhänge die genau Ihr Unternehmen voran bringen. Eine Auswertung über fest vorgeschriebene Protokolle wird nur Standardprobleme erkennen und Standardlösungen präsentieren.
Akzeptanz: Annahme der beschlossenen Maßnahmen durch die Mitarbeiter
Nur wenn die Mitarbeiterbefragung auf volle Akzeptanz in der Belegschaft stößt, lassen sich die beschlossenen Änderungen schnell und unkompliziert umsetzen. Widerstände entstehen hauptsächlich dann, wenn zu wenig Identifikation mit und Vertrauen in die Befragungsergebnisse vorliegt. Eine geringe Beteiligungsquote ist ein sehr deutliches Indiz hierfür – diese bedeutet also nicht nur eine schwache Datenbasis sondern ebenfalls Hemmnisse bei der Ergebnisumsetzung. Um eine Akzeptanz für die Mitarbeiterbefragung zu schaffen, wird im Vorlauf häufig eine große Informationskampagne durchgeführt. Diese ist sehr wichtig aber bei weitem nicht der einzige Punkt den es zu beachten gilt. Im folgenden soll auf noch wichtigere Faktoren eingegangen werden.
Auswertungsdauer
Nur wenn die Ergebnisse zeitnah an die Mitarbeiter zurückgespiegelt werden, liegt noch eine Identifikation mit der Mitarbeiterumfrage vor und die eigenen Gedankengänge bei der Beantwortung des Fragebogens sind noch abrufbar. Für die Auswertungsdauer gilt also: Je kürzer desto besser! Eine Auswertungsdauer von mehr als 2 Monaten ist unaktzeptabel und reduziert die Bereitschaft zur Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen bereits von Anfang an durch mangelnde Identifikation.
Informationsmaterial
Ihre Mitarbeiter finden Ergebnisse auf Unternehmensebene sicherlich interessant und informativ. Wirklich wichtig ist Ihren Angestellten aber, wie die Stimmung im direkten (10-20 Personen) und erweiterten Umkreis (20-100 Personen) ist. Nur wenn die Ergebnisse auf diesen Ebenen allen Mitarbeitern bekannt sind, können diese gemeinschaftlich Änderungen anstoßen und die Mitarbeiterbefragung als Argument nutzen, um alte Strukturen zu verändern.
Individualität
Aus Sicht der Geschäftsleitung besteht häufig das Interesse die Mitarbeiterzufriedenheit der Entwicklungsabteilung in Deutschland mit der Zufriedenheit der Produktion in China zu vergleichen. Dieses etwas überzogene Beispiel macht die Aussichtslosigkeit des Unterfangens besonders deutlich, gilt aber häufig bereits bei Standortübergreifenden Mitarbeiterbefragungen. In der Auswertung werden kulturelle Unterschiede häufig noch korrigiert, Fachrichtungsunterschiede hingegen kaum mehr. Dass die Mitarbeiter in beiden Ländern ganz unterschiedliche Anforderungen an Ihren Arbeitsplatz sowie völlig verschiedene Problemlösungsstrategien haben, kann im Fragebogen dann gar nicht mehr berücksichtigt werden. Das Ergebnis ist eine Mitarbeiterumfrage ohne tiefgang, die nicht in der Lage ist, standort- und abteilungsspezifische Probleme adequat zu erfassen. Dies merken auch die Mitarbeiter und bauen eine ablehnende Haltung gegenüber der Befragung auf.
Optionen zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung
Im folgenden werden die verschiedenen Optionen zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung beschrieben und in Hinblick auf die Anforderungskriterien bewertet.
Mitarbeiterbefragung intern durchführen
Viele Personaler entscheiden sich dazu ihre Mitarbeiterbefragung intern durchzuführen. Die offensichtlichen Vorteile – so scheint es – sind hierbei die volle Kontrolle zu behalten sowie die geringeren Kosten. In wie fern diese Einschätzung der Realität entspricht, soll im folgenden diskutiert werden. In dieser Option wird eine herkömmliche Umfragesoftware eingesetzt, welche auf den hauseigenen Servern läuft.
Hoher Arbeitsaufwand
Wie bereits im Beispiel zu den Kosten der Erstellung des Fragebogens gezeigt, laufen leicht Kosten im Bereich mehrer tausend Euro an Arbeitszeit für die Vorbereitung und Durchführung einer Umfrage auf. Im Folgenden eine Abschätzung des Arbeitsaufwands in Personentagen (PT):
Es hat sich gezeigt, dass die Standardanalysen der Umfragetools meist nicht ausreichen, wodurch sich die Auswertung dann auf Excel verschiebt. Die Lizenzgebüren für das Umfragetool liegen bei 500 Euro / Jahr. Es entstehen direkte Kosten von 500 Euro und je nach Unternehmensgröße 13-19 Personentage Arbeit.
Anmerkung
Manche Unternehmen ziehen in erwägung die Kosten für die Arbeitszeit zu reduzieren, indem der Betriebsrat oder ein Werkstudent mit der Auswertung der Ergebnisse beauftragt wird. Von diesen Optionen ist klar abzuraten. Beide Parteien verfügen über wenig Erfahrung im Umgang mit Umfragen, was sich negativ auf die Qualität der Auswertung niederschlägt. Im Falle der Auswertung durch den Betriebsrat ist ein persönlicher Interessenkonflikt zu befürchten. Beim Einsatz eines Werkstudenten entsteht zusätzlich ein Wertschätzungsproblem mit dem Projekt der Mitarbeiterbefragung. Weiter kommen Zweifel an der Vertraulichkeit der Mitarbeiterumfrage auf.
Anonymität ist Vertrauenssache
Die eingesetzte Softwarelösung gewährleistet lediglich die technische Datensicherheit. Dies setzt aber voraus, dass die Software richtig konfiguriert ist und birgt eine gewisse Gefahr des Missbrauchs. Um die inhaltliche Anonymität zu gewärleisten, wird lediglich die Abteilung als demographische Angabe erfasst. Hieraus ergeben sich Implikationen für die Auswertungsqualität. Das Vertrauen der Anonymität der Umfrage unter den Mitarbeitern kann als niedrig eingestuft werden, da diese die ordnungsgemäße Konfiguration der Umfrage nicht überprüfen können. Ein weitere Sorge ist, dass ein Mitarbeiter über seine Freitextantworten identifiziert werden könnte und dann alle weiteren Angaben als Zeile in einem Excelsheet offen liegen. Der Faktor Datenschutz ist also mit gering zu bewerten.
Mangelnde Erfahrung
Die Auswertung der Mitarbeiterbefragung erfolgt in diesem Fall nicht durch einen Experten. Die statistische Unsicherheit der Ergebnisse wird also voraussichtlich nicht berücksichtigt (keine Fehlerrechnung). Durch die mangelnde Erfahrung des Analysten reduziert sich die Auswertung in ihrer Darstellung auf einfache Diagrammtypen. Hierdurch bleiben verdecke aber sehr wichtige Zusammenhänge unentdeckt.
Fehlen genauer demographischer Angaben
Durch die Nichterfasung genauer demographischer Angaben (inhaltlicher Datenschutz) lassen sich keine Mitarbeitergruppen differenzieren und damit nur noch pauschale Aussagen entlang der Abteilungsstruktur treffen. Damit können die Auswertungsergebnisse die Zufriedenheit im Unternehmen nur oberflächlich erfassen und es lassen sich keine wirkungsvollen Verbesserungsmaßnahmen mehr ableiten.
Voreingenommenheit
Ein weiteres Problem ist die Voreingenommenheit/Betriebsblindheit der auswertenden Person: Dies bedeutet, dass eine klare Tendenz vorliegt in der gegebenen Datenbasis Bestätigungen zur persönlichen Meinung zu suchen und Hinweise auf gegenteilige Zusammenhänge zu ignorieren. Auch bestehen Vorbehalte der Auswertenden Person gegenüber manchen Verbesserungsvorschlägen, so dass diese nicht objektiv auf Basis der Datenlage sonder subjektiv beurteilt werden.
Auswertungsdauer
Die interne Auswertung kommt meistens als Zusatzaufgabe auf einen Mitarbeiter zu. Dieser kümmert sich dann parallel zum Tagesgeschäft in freien Augenblicken um die Auswertung. Der Auswertungsaufwand (inkl. Präsentation) beläuft sich auf etwa 7 Tage Arbeit, die sich neben dem Tagesgeschäft leicht auf 7 Wochen erstrecken. Anschließend folgt die Sichtung der Ergebnisse durch das Management und die Entscheidung, welche Informationen an welche Mitarbeiter kommuniziert werden sollen. Es ist also damit zu rechnen, dass die Information der Mitarbeiter etwa 2-3 Monate nach der Mitarbeiterumfrage stattfindet – dies ist deutlich zu langsam.
Informationsmaterial
Die Qualität der Informationsmaterialien ist auf Grund von Zeitdruck und mangelnder Erfahrung des Bearbeiters schwer abzuschätzen. Durch die fehlende neutralität des Verfassers rücken diese leicht in die Kritik der Mitarbeiter
Individualität
Der Fragebogen ist in seiner Individualität hoch zu bewerten. Ob die Informationsmaterialien für die Mitarbeiter wirklich abteilungsabhängig verfasst werden, liegt stark am verfügbaren zeitlichen Budget. Eine genauere Auflösung z.B. Informationsmaterialien für Mitarbeiter zwischen 35 und 50, Halbzeitkräfte, Führungskräfte, … können auf Grund der fehlenden demographischen Angaben (inhaltlicher Datenschutz) nicht angefertigt werden.
Bei der internen Mitarbeiterbefragung wird häufig der immense Arbeitsaufwand unterschätzt. Dieser entsteht zum großteil durch mangelnde Erfahrung und fehlende Routine. Weiter besteht ein hohes Risiko von Fehlinterpretation sowie Vorbehalte der Mitarbeiter zum Datenschutz. Positiv wiederum ist hervorzuheben, dass sehr genau auf die individuelle Situation des Unternehmen eingegangen werden kann. Auch wenn unter Umständen nicht alle Aspekte durch die Mitarbeiterumfrage abgedeckt werden, so können die Ergebnisse doch helfen, Klarheit im ein oder anderen bereits bekannten Handlungsfeld zu erhalten. Die Wahrscheinlichkeit noch unbekannte Handlungsfelder zu identifizieren ist gering.
Mitarbeiterbefragung mit externem Dienstleister
Durch die Beauftragung eines externen Dienstleisters lößen sich viele Schwierigkeiten im Vergleich zur internen Durchführung quasi von selbst. Auf der anderen Seite entstehen wiederum einige Unsicherheiten. Mit besonderer Sorgfalt sollte bei der Auswahl eines Dienstleisters die Qualität der Auswertung evaluiert werden. Es ist sehr leicht für einen Berater diagonal über die Freitextantworten zu lesen und Handlungsempfehlungen nach Bauchgefühl auszusprechen. Dieses Vorgehen wird zu keinen nennenswerten Erfolgen führen und sollte bei der Entscheidung für/gegen einen Dienstleister mit Sicherheit ausgeschlossen werden können.
Kostenreduktion durch Automatisierung
Die direkten Kosten belaufen sich auf die Kosten des externen Dienstleisters (siehe Preistabelle) sowie auf etwa 8 Stunden internen Arbeitsaufwand zur Abstimmung. Die Kosten der verschiedenen Anbieter belaufen sich hierbei je nach Unternehmensgröße (100/500/1000 Mitarbeiter) im Mittel auf 30/19/8 Euro.
Kostendruck beeinflusst Ergebnisqualität
Aufgrund der Erfahrung des Dienstleister liegt die Ergebnisqualität deutlich über der internen Auswertung. Jedoch hat sich gezeigt, dass aus Kostengründen häufig auf den Einsatz eines qualifizierten Analysten verzichtet wird und statt dessen Schema-F Auswertungen zum Einsatz kommen. Dies reduziert auch die Anforderungen an die statistische Ausbildung des Beraters bei der Ergebnispräsentation. Im folgenden stellen wir einige vermeidbare aber sehr verbreitete Auswertungsschwächen bei externen Dienstleistern vor:
Best-Practice Empfehlungen
Der externe Dienstleister bring einen breiten Erfahrungsschatz an Best-Practice Ansätzen mit, von denen er weiß, dass diese im Allgemeinen gute Verbesserungen erzielen. Sie können also davon ausgehen, dass die vorgeschlagenen Maßnahmen wirkungsvoll sind. Je nach Qualität der Datenauswertung kann es jedoch sein, dass diese nicht genau zu Ihrer Situation passen.
Mitarbeiterakzeptanz abhängig vom Dienstleister
Die Mitarbeiteridentifikation ist sehr stark von der konkreten Umsetzung durch den Dienstleister abhängig. Sie sollten bei der Wahl des Dienstleisters unbedingt auf folgendes achten:
Mitbestimmungselement fehlt
Meistens fehlen hier jedoch Elemente der Mitarbeiter-Mitbestimmung, wie sie die smarte Befragungstools oder die zweite Befragungsrunde der auXolutions Mitarbeiterbefragung bieten. Wir bewerten den Faktor Mitarbeiteridentifikation deshalb mit mittel.
Die Durchführung der Mitarbeiterbefragung durch einen externen Dienstleister ist eine verlässliche und hochqualitative Option. Bei der Wahl des Anbieters ist besonders zu prüfen, ob der Fragebogen wirklich Ihre individuelle Situation abdeckt und ob die Datenauswertung nach hohen Qualitätsstandards geschieht. Deshalb sollten Sie auf eine ausführliche Dokumentation zur Herleitung der Handlungsempfehlungen bestehen. Idealerweise wird hierbei jeder Schritt der Argumentationskette mit einem entsprechendes Diagramm belegt.
Premium-Mitarbeiterbefragung durch auXolutions
auXolutions ist auf höchstqualitative Mitarbeiterbefragungen spezialisiert. Unsere Dienstleistung zeichnet aus, dass das alle Phasen der Mitarbeiterbefragung (besonders Fragebogen, Auswertung und Präsentation) vom Analysten persönlich begleitet werden. So entstehen keine Kommunikationsbrüche und eine individuell auf Ihre Unternehmenssituation zugeschnittene Dienstleistung.
Leicht erhöhte Kosten
Die direkten Kosten belaufen sich auf 35/22/9 Euro je Mitarbeiter für Unternehmen mit 100/500/1000 Mitarbeitern. Hinzu kommen etwa 2 Personentage internen Arbeitsaufwand zur Abstimmung. Der zusätzliche interne Arbeitsaufwand entsteht durch Absprachen bezüglich der Vorab-Recherce und durch die Konzeptionierung der zweiten Befragungsrunde.
Technischer und inhaltlicher Datenschutz
Das Online-Befragungstool wird auf dem eigenen Webspace betrieben, die Teilnahme an der Befragung erfolgt SSL/TSL verschlüsselt und die Daten der Mitarbeiterbefragung werden auf virtuellen Maschinen ohne Internetanbindung ausgewertet und archiviert.
auXolutions setzet in der Auswertung besondere Darstellungsformen ein, um die Anonymität der Befragungsteilnehmer in besonderem Maße zu schützen. Dies geschieht nicht Pi x Daumen sondern nach mathematisch verifizierten Standards. Zusätzlich wird darauf verzichtet die Freitextkommentare in irgendeiner Form mit Hinweisen auf andere Bewertungen zu verknüpfen. Beispiele:
Mitarbeitervertrauen durch Transparenz
3 Analysen in einer Mitarbeiterbefragung
Wir legen höchsten Wert auf die Ergebnisqualität unserer Arbeit. Für exakte Handlungsempfehlungen beinhaltet unsere Mitarbeiterbefragung drei Stufen der Datenerhebung
Dokumentation der Empfehlungsfindung
In einem ausführlichen Begleitdokument wird die Herleitung aller Hanldungsempfehlungen detailliert mit Bezug auf die Datenlage beschrieben. So können Sie sicher gehen, dass die vorgeschlagenen Verbesserungsmaßnahmen wirklich auf Basis Ihrer Mitarbeiterbefragung entwickelt wurden.
Wertvolles Feedback – auch für kleine Abteilungen
Unsere speziellen Darstellungen kombinieren Anonymisierung und Fehlerrechnung, so dass auch für kleine Abteilungen verifizierte Aussagen getroffen werden können. Speziell für die Führungskräfte kleiner Abteilungen ist Feedback besonders wichtig, da diese häufig noch unerfahren sind aber gleichzeitig mit ihrem Verhalten einen besonders großen Einfluss auf die Zufriedenheit im Team haben.
Individuelle Handlungsempfehlungen für einzelne Mitarbeitergruppen
Der Einsatz moderner Clustering Algorithmen ermöglicht es verschiedenste Mitarbeitergruppen zu identifizieren. Mit Hilfe der vielen Freitextfelder können für diese Gruppen dann passgenaue Lösungen entwickelt werden.
Mehr Informationen finden Sie hier.
Auswertungsdauer
auXolutions legt höchsten Wert auf eine Zeitnahe Auswertung der Befragungsergebnisse. Diese erhalten Sie binnen 2 Wochen nach Umfrageende. So sind die Erinnerungen noch frisch und der Tatendrang Ihrer Mitarbeiter lässt sich noch aktivieren.
Individuelles Informationsmaterial
Differenzierte Informationsmaterialien zeigen jedem Mitarbeiter die Ergebnisse entlang der gesamten organisatorischen Einordnung auf – von der Abteilung, über den Unternehmensbereich bis hin zum Standort. Zusatzlich werden noch weitere Informationsmaterialien in Abhängigkeit der identifizierten Interessengruppen erarbeitet. So erhalten z.B. Mitarbeiter über 55 oder Teilzeitkräfte zusätzliche Informationsbroschüren.
Die Mitarbeiterbefragung durch auXolutions ist die hochwertigste Option der Befragung. Die Befragungsergebnisse haben nicht nur großen Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit sondern insbesondere auch auf Mitarbeiterengagement und Mitarbeiterbindung. Dies führt zur Senkung der Personalkosten (z.B. Recruiting, Krankheitstage, Mitarbeiterfluktuation) und rechtfertigt die etwas höheren direkten Kosten.
Arbeitgeberwettbewerbe
Arbeitgeberwettbewerbe haben das Ziel Qualitätssiegel für Mitarbeiterzufriedenheit unter den Teilnehmern auszustellen. Studien zeigen jedoch den geringen Einfluss dieser Siegel auf potentielle Arbeitnehmer.
http://www.personalblogger.net/2017/06/12/arbeitgebersiegel-der-einfluss-auf-professionals/
Arbeitgeberwettbewerbe sind keine Mitarbeiterbefragungen im engsten Sinne. Auch wenn eine Befragung der Mitarbeiter durchgeführt wird, ist die Hauptzielsetzung doch die Bewertung des Unternehmens und die kompromisslose Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. Im Gegensatz hierzu ist die Zielsetzung der Mitarbeiterbefragung eine Steigerung der Unternehmensrentabilität: Hierfür sind zufriedene und engagierte Mitarbeiter eine wichtige Voraussetzung, aber Themen wie Innovationsfähigkeit, Fehlerkultur und Prozesseffizienz gehören ebenso dazu. Teilnehmende Unternehmen stehen zudem immer im Interessenkonflikt entweder das Arbeitgebersiegel zu erhalten oder möglichst viele Verbesserungspotentiale aufzudecken.
Unmittelbare Ausgaben
Die Preisspanne von Arbeitgeberwettbewerben sowie deren Prüfungsverfahren variieren stark. Die direkten Kosten lassen sich grob bei 50/30/15 Euro pro Mitarbeiter bei 100/500/1000 Mitarbeitern einordnen. Ein Blick in die Preisliste lohnt sich hier auf jeden Fall und auch Studien zur Bekanntheit der jeweiligen Arbeitgebersiegel sollten herangezogen werden.
Arbeitsaufwand
Im Zuge des Webertungsaudits entsteht teils erheblicher zeitlicher Aufwand für die Mitarbeiter. Dieser Kostenfaktor sollte im Vorhinein mit dem Anbieter abgeklärt werden. Teilweise werden ausführliche Dokumentationen zu verschiedenen Projekten zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit angefordert. In diese Dokumentationen fließt auf Grund des Wettbewerbscharakters ein weit überdurchschnittlicher Arbeitsaufwand. Es ist durchaus möglich, dass Abteilungen von 20 Mitarbeitern 3 Personentage in die vermarktende Dokumentation von abgeschlossenen Projekten stecken.
Teilweise vermeidbare Schwächen in der Datenauswertung
Die Ergebnisqualität weißt häufig die selben Auswertungsschwächen wie im Fall der “Mitarbeiterbefragung durch externe Dienstleister” auf. Durch den evaluierenden Charakter des Arbeitgeberwettbewerbs, steht eine genaue Suche nach Verbesserungspotentialen auch weniger im Vordergrund als die momentane Gesamtzufriedenheit.
Interessenkonflikt
Der Interessenkonflikt zwischen Aussicht auf ein Arbeitgebersiegel und einer möglichst unverzerrten Datenerhebung beeinflusst die Analyseergebnisse zwangsläufig negativ. Selbst wenn Sie als Arbeitgeber alle Mitarbeiter wiederholt zu wahrheitsgemäßen Angaben auffordern, wird ein Teil der Belegschaft mit der Intension der Erreichung des Arbeitgebersiegels antworten.
Interessenkonflikt auch für Mitarbeiter
Auch für die Mitarbeiter ist der Interessenkonflikt zwischen Arbeitgebersiegel und wahrheitsgemäßen Angaben offensichtlich. Dies schwächt die Akzeptanz der Befragungsergebnisse und empfohlen Verbesserungsmaßnahmen deutlich. Erfahrungsgemäß geschieht dies besonders in den unteren Führungsebenen.
Durch den Bewertungscharakter des Arbeitgeberwettbewerbs wird eine objektive Schwächenfindung und damit die Entwicklung von Verbesserungsmaßnahmen erschwert. Er kann damit nicht als Alternative zur Mitarbeiterbefragung gesehen werden, sondern nur als zusätzliches Angebot. Unternehmen, die sich dazu entschließen sich an einem Arbeitgeberwettbewerb zu beteiligen, sollten diesen ganz klar als Wettbewerb sehen und den Audit mit der Zielsetzung auf Bestnoten durchführen.
Smarte Befragungsysteme / Apps
Smarte Systeme zum Monitoring der Mitarbeiterzufriedenheit sind recht junge und sehr vielversprechende Werkzeuge zur Analyse der Mitarbeiterzufriedenheit. Diese müssen nicht automatisch an ein Smartphone gekoppelt sein, sondern können auch mit persönlichen Befragungseinladungen via E-Mail funktionieren. Hierbei wird in kurzen Zyklen (z.B. jede Woche) eine Umfrage an einen Teil der Mitarbeiter versendet. Smarte Mitarbeiterbefragungen verleihen der HR-Arbeit eine moderne Note und sind dem Employer-Branding zuträglich.
Monatliche Kosten
Die monatlichen Lizenzkosten liegen bei um die 4 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Um die dynamische Funktionalität des jeweiligen Tools auszunutzen, muss weiter mit einem regelmäßigen Arbeitsaufwand zum Fragebogendesign und zur Auswertung gerechnet werden. Für ein inhaltlich sauberes Vorgehen fällt hierbei leicht ein Personentag pro Monat an.
Einmalige Kosten
Weiter kommen Einrichtungskosten in Form von Gebüren oder Arbeitszeit hinzu – diese können durchaus im vierstelligen Bereich liegen. Je nach Mitarbeiterzahl, Einrichtungskosten und Nutzungsdauer des Tools können die Kosten das 10 bis 20-fache einer klassischen Mitarbeiterbefragung übersteigen.
Antworten mit Personenbezug notwendig
Smarte Befragungssysteme wählen die Befragungsteilnehmer auf Basis einer Datenbank mit entsprechenden personenbezogenen Daten aus. Welche Daten in dieser Datenbank gespeichert werden obliegt dem Hersteller und ist für den Auftraggeber nur schwer einsehbar. Dies lässt automatisch Unsicherheit am technischen Datenschutz unter den Befragungsteilnehmern aufkommen.
Datenhoheit beim Dienstleister
Dass die persönlichen Daten im Fall der Fälle aber dem App-Betreiber und nicht dem Arbeitgeber vorliegen, gibt den Mitarbeitern Sicherheit. Der Serverstandort ist hierbei meist in der Schweiz. Der inhaltliche Datenschutz funktioniert auf Grund der etwas eingeschränkten Analysefunktionen zuverlässig. Der Datenschutz smarter Befragungstools sollte damit ausreichen, um offenes und ehrliches Mitarbeiterfeedback zu erhalten.
Eigeninterpretation mit eingeschränkte Analysefunktionen
Die Ergebnisqualität wird maßgeblich durch die vorgefertigten Diagramme und Analysen bestimmt. Hierbei ist es dem Unternehmen selbst überlassen die Auswertung vorzunehmen. Da diese Analysefunktionen möglichst benutzerfreundlich sein sollen, fehlt automatisch der Tiefgang einer fundierten Datenanalyse durch einen Spezialisten. Auf Grund des inhaltlichen Datenschutzes sind die Analyseoptionen zusätzlich eingeschränkt. Eine individuelle Datenanalyse Ihres Unternehmen lässt sich hierdurch nicht ersetzen.
Kurze und häufige Befragungen
Die kurzen Befragungsintervalle verschiedener Mitarbeitergruppen sind Vorteil und Nachteil zugleich. Wegen der hohen Feedbackfrequenz sind die Fragebögen kurz bis sehr kurz gehalten. Dies hat den Nachteil, dass sich komplexe Korrelationen durch den starken Einfluss verschiedener Tageslaunen nur schwer erfassen lassen. Der Vorteil ist wiederum, dass Informationen bei Bedarf sehr schnell und gezielt erhoben werden können.
Informationen dynamisch vertiefbar
Eine besondere Stärke dieser Befragungstool liegt darin, dass sich durch die Auswertung entstandene Fragen binnen eines Befragungszyklus beantworten lassen. Während bei klassischen Mitarbeiterbefragungen viel Energie und Erfahrung in die Planung der richtigen Fragen fließt, lässt sich bei dieser Lösung experimentieren.
Unschlagbare Auswertungsdauer
Die schnellen Feedbackzyklen und fast sofort verfügbaren Auswertungen ermöglichen es, sehr schnell mit fundierten Maßnahmen auf frisch begonnene Entwicklungen zu reagieren. Richtig eingesetzt lassen sich so erkannte Probleme dynamisch sofort korrigieren und auf Wochenbasis neu beurteilen.
Automatisiertes Informationsmaterial
Die Befragungsergebnisse können hierbei direkt an die Mitarbeiter ausgestrahlt werden, was das Engagement zusätzlich erhöht. Durch das hohe Maß an Personalisierung, mit dem die Befragungen verschickt werden können, ist bei entsprechendem Arbeitsaufwand eine zusätzliche Miteinbeziehung der Mitarbeiter möglich.
Begeisterung über die ersten Monate
Die Identifikation der Mitarbeiter mit smarten Befragungstools ist erfahrungsgemäß in den ersten Monaten sehr hoch bevor dann eine gewisse Verdrossenheit eintritt. Diese ist meist auf eine Überbefragung zurückzuführen. Es ist deshalb wichtig, die Befragungen rechtzeitig einzustellen und sich die Nutzungsfreude der Mitarbeiter für einen späteren Anlass aufzusparen.
Für eine vollständige und möglichst präzise Erfassung der Mitarbeiterzufriedenheit sind Smarte Lösungen auf Grund des geringerem Befragungsumfang und der eingeschränkten Auswertung nicht ebenbürtig zur klassischen Mitarbeiterbefragung. Hierbei fehlen die komplexen Zusammenhangsanalysen, welche nur von einem Spezialisten durchgeführt werden können. Speziell jedoch in Changeprozessen bieten smarte Befragungssysteme auf unvergleichliche Weise Einblick in die emotionale Entwicklung der Belegschaft und sind in jedem Fall einer Mitarbeiterbefragung vorzuziehen. Der wichtigste Hinweis bei der Handhabung ist den Betrieb sofort einzustellen, sobald kein Bedarf mehr besteht. Ein vorsorglichen Datensammeln oder Zufriedenheitsmonitoring führt sehr schnell zu Verdruss bei der Belegschaft und macht dieses Werkzeug für die Zukunft nur noch schwer nutzbar.